В этом уроке рассмотрим автоматизацию по смарт-процессу отчетов.
Рабочий процесс выглядит так:
- волонтеры заполняют формы с отчетами;
- лидер проверят отчет, если все хорошо, передаёт его на одобрение куратору;
- если куратор подтверждает отчет, то волонтеру начисляются баллы за участие, регистрация добровольца переходит в финальную успешную стадию.
Автоматизация здесь похожа на такую же, как по регистрациям: нужно упростить работу сотрудников и проверить все, что можно, автоматикой. Начнем!
Автоматизация по отчетам
26 мин
1) НОВЫЙ ОТЧЕТ
Начинаем с первой стадии канбана - "Новый отчет".
Требования к автоматизации:
- Название устанавливать по шаблону «Регистрация: [Фамилия] – [Название мероприятия]».
- Регистрации должны корректно создаваться как через CRM-форму, так и в интерфейсе Битрикс24.
- Проверить данные: волонтер указан, он участвовал в мероприятии (есть регистрация), и это не дубль отчета. Если данные некорректны, – уведомить ответственного, что конкретно не так, и перенести регистрацию в стадию «Некорректные данные».
- Неразобранные регистрации переводятся в финальную стадию на следующий день после проведения мероприятия.
Для решения составим шаблон бизнес-процесса, в нем нет новых приемов в схеме или настройках действий.
Последовательность такая:
- Синхронизируем поля с ID мероприятия, сохраним ID контакта в техническое поле, установим название.
- Получим данные мероприятия, регистрации и поищем дубль.
- Если все хорошо с данными:
- Сохраняем связь с регистрацией в отчете.
- Двигаем регистрацию на стадию «Отчет получен».
- Ставим паузу и смену стадии (если отчет остался необработанным и сроки вышли, – завершим работу с ним).
- Если с данными «не все о'к», то обрабатываем все варианты ошибок, уведомляем ответственного и меняем стадию на «Некорректные данные», чтобы он увидел и отдельно разобрал такие отчеты.
Схема объемная, но построена также, как и в регистрациях, повторять разбор не будем:
2) НЕКОРРЕКТНЫЕ ДАННЫЕ и НА ОДОБРЕНИИ У КУРАТОРА
Следующие две стадии в канбане – это «Некорректные данные» и «На одобрении у куратора».
В этих стадиях нет автоматизированных вычислений, сотрудники должны проверить информацию и перевести элементы дальше по стадиям.
Здесь можно реализовать лишь помощь в закрытии отчетов как «неуспешных», если прошло достаточно много времени после проведения мероприятия и отчеты стали не актуальны. При большом объеме мероприятий и волонтеров – это экономия сил и времени сотрудников.
Требования:
Если элементы остались на стадиях необработанные, то завершите их как неуспешные.
Шаблон БП на стадии «Некорректные данные» будет очень простой и знакомый вам:
Экспорт и импорт шаблонов бизнес-процессов
Так как на стадиях «Некорректные данные» и «На одобрении у куратора» БП будет одинаковый, то можно сэкономить время настройки за счет функций экспорта и импорта.
Экспортируем шаблон на стадии «Некорректные данные».
На стадии «На одобрении у куратора» создадим шаблон БП и импортируем файл. Останется поменять настройки, например период ожидания до смены стадии.
Полезно
Таким образом, можно создавать «бэкап» шаблона перед большими доработками или при запуске проекта, переносить ваши наработки при решении схожих задач или в рамках разных порталов.
Если импортировать шаблоны БП, относящиеся к другому смарт-процессу или с другого портала, то будут перенесены и его поля.
3) НАЧИСЛЕНИЕ БАЛЛОВ
Реализуем требования:
- По одобренным отчетам необходимо зафиксировать баллы по формуле: длительность мероприятия * количество баллов за 1 час мероприятия. Набранные баллы сохраняются в карточке отчета. Кроме того, подсчитывается, сколько баллов набрал волонтёр на всех мероприятиях, сумма баллов сохраняется в контакте.
- Не должно быть повторного начисления баллов за мероприятие, если элемент смарт-процесса будет по ошибке снова перенесен на соответствующую стадию.
В шаблоне БП левая ветка помогает нам:
- Убедиться, что баллы еще не начисляли.
- Проверить, что данные мероприятия и контакта не пустые, а также узнать время мероприятия по длительности для расчета баллов.
- Рассчитать баллы по формуле из требования и установить флаг о начислении баллов в отчете.
- Добавить баллы к баллам в контакте.
- Сменить стадию на успешную.
В остальных ветках происходит обработка ошибок: баллы уже начислялись и/или даны неполные данные для расчета.
В сумме вот такая схема:
На этом основные настройки завершены. Далее добавим немного штрихов и посмотрим, как в целом работает настроенная автоматизация.