Начнем работу с настройки обязательных полей.
Обязательные поля с определённых стадий – это базовый и крайне полезный функционал, позволяющий по мере прохождения процесса собирать всю необходимую для работы информацию.
Сотрудники точно "не забудут" заполнить данные, необходимые для выполнения рабочего процесса.
Обязательные поля
5 мин
Также обязательные поля позволяют быть уверенными в заполненности критических полей для автоматизации при запуске роботов или бизнес-процессов на определённой стадии.
В нашем кейсе, конечно, есть такие поля. Например, в мероприятиях:
- Дату проведения, адрес и т.д. лучше указать при создании.
- Лидер - его нужно заполнить, когда готовы начать набор.
А в регистрациях и отчетах — это мероприятие и волонтер.
Важно!
Когда переход на стадию осуществляется автоматически в бизнес-процессе или с помощью робота, то автоматика не учитывает настройку обязательного заполнения полей, это настройка для пользовательского интерфейса.
Специалист всегда должен учитывать это при автоматизации и сам проверять заполнение важной информации, особенно если на эти данные опирается дальнейшая автоматизация!
Такую проверку можно выполнять, например, перед сменой стадии. Если данные не заполнены, то уведомлять пользователя о необходимости их внести, и стадию не менять. Также можно зафиксировать событие в таймлайне.
В целом, это должна быть ситуация-исключением (забыл заполнить), а не норма. Сотрудников нужно обучать сценариям работы в рамках созданного рабочего места, но подстраховка в автоматике – обязательна.
При этом нормально, что после исправления, заполнения полей, пользователь сам должен перевести элемент по стадиям дальше вручную.