Практикум
Автоматизируем цифровые рабочие места для волонтёрского фонда, который занимается помощью в проведении мероприятий. Для решения несложных задач на площадке он предоставляет волонтеров организаторам различных событий.
Бизнес-задача и смарт-процессы
7 мин
Общий рабочий процесс и роли выглядят так:
- Руководитель планирует участие в мероприятиях, определяет необходимое количество участников.
- Куратор отвечает за набор волонтеров и назначает лидера.
- Лидер – это ответственный сотрудник фонда, присутствующий на мероприятии, координирует работу волонтеров на площадке, после события принимает отчеты от волонтеров.
За участие в мероприятии волонтеры получают баллы, самые активные – награждаются призами.
Смарт-процессы
Решение соберем на базе смарт-процессов, CRM-форм. Волонтёров будем вести в виде контактов в CRM.
Для «цифровизации» рабочего места мы создали три смарт-процесса и разместили их в отдельном разделе портала Битрикс24.
Мероприятия
Хранит информацию по планируемым и проведённым мероприятиям: название, адрес, дату и время проведения, лидера, плановое и фактическое количество зарегистрировавшихся участников, а также ряд технических полей.
Стадии будут отражать этап работы: подготовку, набор, проведение, сбор отчетов.
Регистрации
Это регистрации волонтёров на конкретные мероприятия, предусмотрена регистрация через CRM-форму, а также через Битрикс24 - вручную куратором.
В карточке сохраним информацию о волонтере, мероприятии.
Стадии будут такие: подтвердил участие, участвовал, отчёт получен. И - ряд неуспешных стадий для обработки ситуаций, когда не всё пошло по плану.
Отчёты
Это данные из CRM-формы, которую заполняют волонтёры после участия в мероприятии.
Отчёт включает в себя текст и фото. В карточке будем хранить также данные на волонтера и мероприятие.
Стадии будут отражать процесс проверки отчета: на согласовании у лидера, некорректные данные, на одобрении у куратора. А также стадии для принятого и непринятого отчета.
Права доступа
Права доступа отличаются:
- Руководитель и куратор должны иметь возможность создавать и менять все объекты – мероприятия, регистрации, отчеты.
- Лидеру доступен просмотр всех объектов, но менять он может только регистрации и отчеты.
Задачи для автоматизации
Наше цифровое рабочее место должно помочь:
- Отслеживать этапы подготовки мероприятия.
- Учитывать регистрации на мероприятия и связывать их с карточкой мероприятия.
- Контролировать своевременный набор необходимого количества волонтёров.
- Сохранять, проверять и связывать отчёты волонтеров с мероприятиями, начислять им баллы.
Кроме того, при реализации настроек мы учтем, что:
- Заполнение форм регистраций, отчётов может быть с ошибочными данными или выполняться повторно.
- Элементы смарт-процесса могут перемещаться сотрудниками свободно по канбану, но не вся автоматика должна срабатывать повторно при переходе по стадиям.
Поехали! :)