Следующий этап настроек — автоматизация. Сделаем простые, но полезные настройки!
Полезно
Мы можем использовать роботов (что просто и быстро) или полноценные шаблоны бизнес-процессов (сложнее в настройке, но дают больше возможностей). В этом уроке рассмотрим оба способа.
Техника
Так как это простой справочник без стадий, автоматизации здесь будет немного.
Ранее мы упоминали важность заполнения названия элемента смарт-процесса, по нему будет идти поиск при указании техники в заявке. Автоматизируем заполнение названия по шаблону.
Для смарт-процесса «Техника» не используется канбан, значит, роботы нам не доступны, воспользуемся шаблонами бизнес-процессов.
Полезно
Бизнес-процессы для смарт-процессов создаются тут: CRM -> Настройки -> Роботы и Бизнес-процессы -> Бизнес-процессы.
На странице находим нужный смарт-процесс и добавляем шаблон БП. Если на этой странице нет нужного смарт-процесса, проверьте, включена ли у него опция «Использовать в смарт-процессе дизайнер бизнес-процессов».
Для названия элементов смарт-процесса в предыдущем уроке мы выбрали такой формат: «ID элемента — Артикул — Модель».
Для автоматики это максимально простая задача. Создадим шаблон БП, в котором нужно будет настроить только одно действие — «Изменить документ».
В действии настроим «Определение названия по шаблону». В настройках действия выбираем поле «Название» и указываем значение по шаблону.
В параметрах шаблона БП выставляем опцию автоматического запуска при создании элемента.
Все! :)
Задача решена: при создании элемента обязательно запустится наш БП и заполнит название по шаблону.
Обязательные поля
Простое наблюдение — для корректной работы этой автоматизации важно, чтобы поля «Артикул» и «Модель» были заполнены.
Важно не забыть выставить у этих полей опцию «Обязательное».
О чем еще стоит подумать?
Во-первых, артикул и модель могут быть изменены в карточке, даже если это просто исправление опечатки. Чтобы наименование обновлялось на основании данных в полях при каждом сохранении элемента смарт-процесса, необходимо установить опцию запуска шаблона бизнес-процесса при изменении элемента.
Во-вторых, если требуется возможность ручной корректировки наименования, автозапуск на изменение не включаем. Называем шаблон БП, например, «Заполнение наименования», и обучаем сотрудников, как запускать БП вручную при необходимости.
Заявки
Ранее для работы с заявками мы задали такие стадии:
- Новая – для только что созданных элементов.
- Планирование – это подготовка, администратор фиксирует информацию по сути работ, договаривается с клиентом о стоимости, планирует, кто и когда выполнит работы, и вносит всю информацию в карточку.
- Готова к выполнению – значит, все данные есть, задачи должны быть зафиксированы, все причастные - уведомлены.
- В работе – заявка на исполнении.
На каждой стадии можно переложить часть дел на автоматику. Приступим :)
Новая
При создании нового элемента будет типичным настроить автозаполнение полей и настроить контроль сроков реакции на появление новой заявки.
Например, по аналогии с техникой, можем формировать наименование, чтобы было не очень просто, попробуйте настроить по такому шаблону «ID - Модель техники». А также предзаполнить поле «Адрес проведения работ».
Как вы уже поняли, значение модели и адреса необходимо будет получить из полей техники, указанной в заявке.
Для решения можно использовать шаблоны БП, как для техники, а можно роботов, ведь в заявках используется канбан. Используйте роботов.
Для решения понадобятся роботы: «Получить информацию о привязанном элементе» и «Изменить элемент». Разместите их на первой стадии канбана.
Настройки роботов крайне простые. Для получения информации о связанном элементе нужно указать, какой именно смарт-процесс мы хотим получить.
В роботе «Изменить элемент» при подстановке значений появится раздел «Роботы». В нем будет результат работы робота «Получить информацию о привязанном элементе», т.е. отобразятся поля техники, из которых сможете выбрать нужные:
Кроме того, обратите внимание на опцию «По очереди», у робота «Изменить элемент» укажите значение «После предыдущего робота». Это задаст выполнение роботов строго по очереди, а не параллельно.
Обязательные поля
Конечно, поле – ссылка на смарт-процесс техники – должно быть обязательным для заполнения с самой первой стадии, иначе автоматизация не отработает как нужно. Добавьте такую настройку
Автоматическое заполнение поля «Адрес проведения работ» из аналогичного поля техники вынесем в отдельного робота «Изменить элемент», здесь будет несколько особенностей.
Первая особенность: вполне может быть, что актуальный адрес для выполнения заявки может не совпадать с адресом, ранее сохраненным в карточке техники.
Правильным поведением системы будет не записывать в поле «Адрес проведения работ» данные из техники, если это поле заполнил сотрудник при создании заявки.
Реализовать легко, установите условия выполнения робота: «Адрес проведения работ» - «не заполнено»
Вторая особенность, поля типа «Адрес», на текущий момент, не всегда можно настроить через робота. Но есть лайвхак, используем дизайнер бизнес-процессов! Размещаем робота «Изменить элемент», также ставим опцию «После предыдущего робота», сохраняем, и нажимаем «Редактировать в дизайнере Бизнес-процессо».
Видим что наши роботы - это, по сути, действия в рамках шаблона бизнес-процесса.
Открываем настройки последнего действия, выбираем установку значения поля «Адрес проведения работ».
Значение заполняем из блока «Дополнительные результаты», там доступны поля техники, указанной в заявке.
Сохраняйте шаблон БП. Если вы больше ничего не меняли, на первой стадии так и останутся роботы.
Также можно настроить роботов, которые уведомят ответственного и других участников процесса, если заявка слишком долго находится на стадии «Новая».
Этап «Планирование»
Уведомим руководителя, что создана новая заявка на определенную технику. Для этого используйте простой робот «Добавить уведомление».
Руководителя задайте через константу. Так как руководитель может использоваться во многих настройках роботов или бизнес-процессов, проще потом поменять значение одной константы, чем искать и менять все точки с ним.
Настройки робота крайне простые.
Задание «со звездочкой»
Попробуйте добавить в текст уведомления название техники, а еще лучше — ссылку на нее!
Этап «Готова к выполнению»
Так как на этом этапе все должно быть готово для выполнения работы, то все поля должны быть заполнены, сделайте их обязательными для заполнения с этой стадии.
Первым делом поставим задачу инженеру на выполнение работ из заявки. Для этого в настройках смарт-процесса включите «Задачи» в разделе «Привязка к элементам» и настройте соответствующего робота «Поставить задачу».
В настройках робота «Ответственным» укажите инженера из полей заявки, срок — из поля «Дата и время проведения работ», в описании задачи: описание, адрес проведения работ, контакты. Название задачи желательно задать так, чтобы инженер легко мог ориентироваться в списке задач.
Вот так инженеру будет доступна вся нужная информация, плюс из задачи есть ссылка в заявку и наоборот.
А дальше настройте движение по воронке, заявка должна сама переходить в следующую стадию, «В работе», в плановую дату ее выполнения. Для этого нужен робот «Сменить стадию».
Задание «со звездочкой»
Элементы могут двигаться туда-сюда по стадиям, даже просто по ошибке. Предусмотрите защиту от повторного создания задачи, если элемент перенесут снова в эту стадию.
Этап «В работе»
Уведомим администратора, что заявка должна быть выполнена сегодня, необходимо проконтролировать, что все прошло хорошо.
Сотрудника (администратора отдела инженеров) также вынесите в константу, а какой робот отправит уведомление - вы уже знаете :)
В итоге для смарт-процесса «Заявки» будет представлен следующий набор роботов:
