Теперь посмотрим на возможности установки связей между элементами смарт-процессов и другими объектами в Битрикс24. Это дает большой простор для решения бизнес-задач.
Цифровое рабочее место «Сервис»
Примеры разберем на простом кейсе обслуживания оборудования. Создадим рабочее место «Сервис» и два смарт-процесса для него.
Первый — «Оборудование». Предназначен для хранения данных о том, что, где, кому и когда мы установили. Он помогает отслеживать информацию об услугах обслуживания в рамках конкретного оборудования.
Второй — «Заявки» на обслуживание оборудования. Это может быть гарантийный сервис, ремонт, услуги периодического обслуживания.
Специальные типы для пользовательских полей
При создании поля нам доступно несколько типов данных, представляющие ссылки на объект внутри Битрикс24.
Рассмотрим некоторые из них.
Привязка к сотруднику
Наверное, это одна из самых часто используемых связей :)
В нашем демо-кейсе у смарт-процесса по заявкам есть поле «мастер» - это специалист, который будет выполнять заявку.
Использование привязки к сотруднику, а не просто текстового поля, дает нам ряд очевидных выгод: в будущей автоматизации сможем отправлять ему уведомления на портале, адресно ставить задачи и т.д.
Все, что связано с сотрудниками - участниками процесса, конечно, стоит реализовывать через привязки к пользователям портала.
Универсальные списки – справочники
В карточке смарт-процесса с оборудованием нам пригодится поле «Производитель».
Создали мы его не как строку и даже не как обычное поле - список.
Сначала мы создали отдельный справочник «Производители оборудования», это список в разделе автоматизации.
А затем добавили в смарт-процессе поле-привязку к этому универсальному списку:
- Общее -> Тип данных: «Привязка к элементам инф. блоков».
- Дополнительные настройки -> Инфоблок: [lists], «Производители оборудования»
Список производителей может использоваться в разных смарт-процессах, сделках, счетах, документах и т.д.
Создание отдельного справочника имеет несколько преимуществ. Во-первых, мы сможем легко добавлять новых производителей, внося изменения только в одном месте. Это избавит нас от необходимости вносить изменения в каждый отдельный процесс или документ, где используются данные по производителям.
Во-вторых, такой справочник обеспечит единообразие данных, мы можем быть уверены, что все операции будут использовать одни и те же значения, и это исключит возможность ошибок и несоответствий.
Полезно
В качестве самостоятельной работы можно познакомиться со всеми возможными типами полей.
Например, можно добавить поле со ссылкой на сделку, контакт, компанию, любой другой смарт-процесс. В настройках вы найдете даже привязку к отделам оргструктуры компании :)
Вид карточки
В настройках смарт-процессов есть отдельный блок настроек «Вид карточки», который позволяет задействовать ряд полезных полей.
Такой набор полей вы можете встретить в сделках: реквизиты компании, источник, клиент, дата начала и завершения, наблюдатели, товары. И ряд дополнительных возможностей.
А так же можно включить ряд дополнительных возможностей: печать документов, привязку товаров, использование корзины или счетчиков.
В нашем кейсе добавим два поля:
- «Клиент» - даст специальный интерфейс, в котором удобно сохранять данные компании или конкретные контактные лица из соответствующих справочников в CRM, со всеми нужными реквизитами, телефоном, e-mail и т.д.
- «Наблюдатели» – отличный способ решить вопрос с правами доступа. Когда сотрудник не должен видеть смарт-процесс в целом, но в конкретном случае его нужно привлечь к решению вопросов и показать данные из одной карточки.
Если клиенты в заявках на обслуживание и клиенты в CRM – это разные данные и смешивать их не нужно, вы можете использовать отдельный универсальный список или даже создать смарт-процесс "Клиенты" в качестве справочника для хранения контактных данных.
Что еще задействуем в нашем примере? Используем опции:
- Корзина – наверняка будет полезна практически всегда, чтобы при случайном удалении можно было легко восстановить данные.
- Печать документов – подключает к карточке смарт-процесса мощный инструмент для генерации документов по шаблонам. Шаблоны документов создаются произволь Документы можно печатать сотруднику или генерировать автоматикой и отправлять клиенту в электронном виде :)
Полезно
Включайте только те поля, которые действительно будут использоваться, чтобы не путать пользователей лишними элементами интерфейса.
Привязка к элементам
Это еще один набор связей с другими объектами в настройках смарт-процессов. На данный момент это элементы CRM, календарь, задачи, шаблоны задач.
Отметив здесь инструмент, мы получим возможность указывать связь между ним и элементами смарт-процесса.
Например, мы можем добавить в календарь плановый выезд на обслуживание и привязать его к конкретной заявке. Для этого используется поле "Элементы CRM" в подробной форме создания события в календаре.
Как видите, в выборе объектов для связи нет смарт-процесса «Оборудование», в его настройках не включили связь с календарем.
Сохраним событие календаря:
Откроем карточку выбранной заявки – в ней будет отражено событие, которое мы добавили в календарь.
Или можем создать задачу из заявки. Связь будет отражена и в таймлайне заявки, и в карточке задачи.
Связи
Как мы уже рассмотрели ранее, мы можем создавать поля-привязки к различным объектам Битрикс24, в том числе с объектами CRM и любым другим смарт-процессом.
Напомним, в нашем примере два смарт-процесса: оборудование и заявки на обслуживание этого оборудования.
Очевидно, что иметь возможность указывать в заявке элементы из смарт-процесса оборудования – это просто mast have :) Мы сможем быстро переходить из заявки в карточку оборудования для получения сведений о нем, не нужно будет дублировать информацию по оборудованию в заявке.
Как можно решить эту задачу? Одним из вариантов было бы добавить в заявку поле-привязку к элементам CRM, указав смарт-процесс «Оборудование» в настройках.
Эта возможность действительно существует, однако в смарт-процессах предусмотрено и более функциональное решение.
Посмотрим настройку смарт-процесса «Заявки». В поле «Привязать к этому смарт-процессу отметим «Оборудование» и поставим галочку «Добавить список со связанными элементами в карточку», также указав «Оборудование».
Посмотрим, как это работает!
Теперь в карточке заявки мы можем указать оборудование.
Для наглядности сделаем еще одну заявку по этому же оборудованию и переместим ее в статус «успех».
Смотрим карточку оборудования: в ней появилась закладка «Заявки».
Перейдем в нее. Мы увидим наглядную историю заявок, можем быстро перейти в карточку заявки, посмотреть, что там были за работы, кто был контактным лицом, мастером. Здесь же есть возможность создать новую заявку.
Подводя итог
Использование связей с различными объектами в Битрикс24 при настройке смарт-процессов позволяет создавать более удобные и интегрированные рабочие места.
Мы отлично прокачали простое рабочее место по обработке заявок :) Теперь легко и быстро можно найти нужную информацию, тем самым обеспечили более эффективную работу сотрудников.
Используйте все возможности продукта :) !
Время для самопроверки
Какие типы данных представляют ссылки на объекты внутри Битрикс24?
Выберите правильные ответы:
Что представляет собой поле "Клиент"?
Выберите правильный ответ:
Какое поле можно использовать, чтобы предоставить доступ к элементу смарт-процесса?
Выберите правильный ответ: