Цели и задачи
Тема автоматизации HR-процессов обширна, посмотрим на четыре небольших примера, каждый из которых будет полезен многим компаниям и можно развивать сколько угодно.
- Согласование вакансии
- Подбор кандидата и его согласование
- Адаптация сотрудников
- Обучение
Кейс предоставлен нашим партнером
Автор кейса: Екатерина Крышкина, ведущий руководитель проектов компании «Фьюжн», Москва.
Обратите внимание!
На момент записи урока все смарт-процессы создавались в разделе CRM.
Теперь, при создании цифрового рабочего места, смарт-процессы создаются в разделе «Автоматизация» -> «Цифровые рабочие места». Мы уже демонстрировали этот процесс на примерах в начале нашего курса.
Это изменение не влияет на основное содержание и суть автоматизации в этом кейсе :)
Согласование вакансии
Первым перенесем в Битрикс24 процесс по согласованию вакансии, создадим для этого соответствующий смарт-процесс.
Согласование вакансии
32 мин
Процесс выглядит так: новая вакансия утверждается сначала руководителем направления, затем генеральным директором. Если оба не против – переходим к подбору кандидатов.
Стадии
Стадии для процесса будут отражать не только согласование. Нужны все этапы - от появления потребности в новой позиции до выхода сотрудника на работу:
- Новая заявка
- На согласовании
- Согласована
- Подбор
- Выход сотрудника
Настройка карточки
В карточке пригодятся поля для основных параметров вакансии:
- Заработная плата
- Можно ли работать удаленно (да/нет)
- Требования к кандидату
- В какое подразделение нанимаем
- Добавим поле "Успешный кандидат", пригодится для дальнейшей автоматизации :)
Автоматизация
Во-первых, зададим глобальные константы, которые будут применяться во всей дальнейшей автоматизации, такие как генеральный директор, руководители направлений и т.д.
И, конечно, создадим небольшой бизнес-процесс на утверждение вакансии у руководителя и генерального директора.
Подбор кандидата
После успешного согласования вакансии начинается подбор кандидатов, его и автоматизируем в этом видео.
Подбор кандидата
25 мин
Здесь процесс идет от откликов кандидатов на вакансии и собеседования до принятия решения – подходит кандидат или нет. Перенесем это в Битрикс24.
Стадии
- Отклик
- Интервью с HR
- Тестовое задание
- Интервью с руководителем
- Ожидает решения
- Успешная - Выход сотрудника, провал – как есть.
Поля и карточка
- Резюме
- Оффер
- Выход на работу (Да/Нет)
- Дата выхода сотрудника
- Подразделение
- Пользователь в портале Битркис24 (пользователь портала, если кандидат выйдет на работу)
Кроме того, укажем связи между смарт-процессами, кандидатов «привяжем» к вакансиям. Это полезно не только для будущей автоматизации, но и настройки интерфейса для удобства пользователей - в карточке вакансии будет отображаться список кандидатов и прогресс работы по ним.
Автоматизация
В этом процессе роботы поставят задачи HR-специалисту и руководителю в соответствии со стадиями воронки.
Чем более типовые вакансии, тем более формализованные задачи можно ставить, сразу прописав, что конкретно нужно сделать, какое тестовое задание дать, что оценить и т.д.
Адаптация сотрудников
После успешного найма и выхода сотрудника на работу важно организовать процесс адаптации.
Адаптация сотрудников
29 мин
Пока идет испытательный срок, сотрудник обучается, знакомится с коллегами, правилами. Чтобы HR-специалисту и руководителю понимать успешность найма, важно контролировать и, возможно, корректировать процесс адаптации. Тогда к концу испытательного срока и сотрудник, и компания будут уверены в результате.
А при больших объемах найма системность процесса адаптации призвана улучшить результат подбора, большее число сотрудников должны успешно проходить испытательный срок.
Стадии
Процесс можно формализовать в нескольких контрольных точках, на которых руководитель будет фиксировать прогресс: через 1, 2, 3 недели и месяц после выхода.
И заранее подготовит решение – проходит сотрудник испытательный срок или нет.
В стадиях отразим это так:
- Выход сотрудника
- Обратная связь через 7 дней
- Обратная связь через 14 дней
- Обратная связь через 21 день
- Обратная связь через месяц
- Испытательный срок заканчивается (стадия, сигнализирующая об окончании испытательного срока)
- Успешно работает (завершающая стадия, если воронка рассматривается как успешная)
Поля и карточка
Полей тут пригодится немного: дата выхода, должность, подразделение.
Автоматизация
В этом процессе ключевое – чтобы руководитель не забывал дать отчет по прогрессу и вовремя принял решение, если вдруг с сотрудником все же нужно будет расстаться на испытательном сроке.
Автоматизация будет соответствующая, чтобы руководитель и HR-специалист не пропустили сроки: двигаем сотрудника по стадиям и ставим задачи по контрольным точкам.
А также сделаем небольшую доработку в смарт-процессе «Кандидаты», на стадии «Выход сотрудника» будем автоматически создавать новый элемент смарт-процесса «Сотрудники».
Обучение
После прохождения испытательного срока работа HR-отдела не заканчивается! Сотрудник должен профессионально развиваться.
Обучение
18 мин
Реализуем отдельный процесс, он поможет направлять и отслеживать движение сотрудника, его профессиональный и карьерный рост.
Стадии
В этом процессе этапы будут отражать карьерный трек, но в каждом направлении он свой. Можно использовать несколько воронок в рамках одного смарт-процесса. На каждое направление (маркетинг, продажи, бухгалтерия и т.д.) своя воронка со стадиями – треком.
Например, стадии могут быть типичные для ИТ: junior, middle и senior.
Поля и карточка
Здесь все просто - нужно поле, чтобы указать сотрудника.
Автоматизация
На каждой стадии воронке нужно выполнить ряд задач: изучить, сдать тесты, пройти аттестацию и т.д. Как только задачи закрываются, меняется стадия и все повторяется.
Кроме того, будем создавать элемент в воронке обучения автоматически при успешном завершении испытательного срока.
Демонстрация работы
Теперь посмотрим всю цепочку - от вакансии до обучения - как это работает во взаимосвязи.
Демонстрация работы
9 мин
Используйте современные инструменты для автоматизации, чтобы сократить время на рутинные процессы и сосредоточиться на главном! Желаю профессионального развития вам и вашей компании!
Екатерина Крышкина
Ведущий руководитель проектов компании «Фьюжн», Москва.