Цели и задачи
Кейс будет по довольно распространённой задаче – вести реестр документов и организовать процесс согласования. Мы используем как пример документ «договор», но здесь может быть согласование любых документов, которые нам требуются внутри компании, - спецификации, счета, акты, все, что угодно.
С точки зрения процесса, документ должен быть утвержден у руководителя, ответственных сотрудников. Кроме того, нужен контроль за получением оригиналов, сроками договора.
У документов должны быть определённая нумерация, ответственные, организованное хранение сканов с подписями и прочие важные для делопроизводства элементы.
Задания бизнес-процессов VS задачи
В примере будет показан вариант решения, когда несколько сотрудников, например юрист, бухгалтер, финансист, обсуждают и утверждают документ в рамках задачи, а не с помощью отдельных заданий БП.
Такой вариант может подойти компании, если не требуется строгая фиксация действий ответственных участников: одобрил или отправил на доработку, какой именно дал комментарий и когда. Если высокая степень доверия к сотрудникам и хорошая коммуникация. Комментарии в задачах могут быть изменены сотрудниками в будущем, так устроены задачи, запретить удаление/изменение комментария нельзя. А содержание комментария не получится использовать в дальнейшей автоматизации, в отличии от комментария в действии бизнес-процесса.
Если компании такой вариант подходит, то это может сократить время на пересылке документа на доработки между несколькими ответственными. Можно сразу вместе обсудить все, что важно для каждой из служб, суммировать доработки, внести изменения в документ, и передать дальше в рамках общего процесса работы с документом.
Кейс предоставлен нашим партнером
Этот пример подготовила и записала для вас Светлана Русова, директор учебного центра «Бестранк», Санкт-Петербург.
Обратите внимание!
На момент записи урока все смарт-процессы создавались в разделе CRM.
Теперь, при создании цифрового рабочего места, смарт-процессы создаются в разделе «Автоматизация» -> «Цифровые рабочие места». Мы уже демонстрировали этот процесс на примерах в начале нашего курса.
Это изменение не влияет на основное содержание и суть автоматизации в этом кейсе :)
Демонстрация готового сценария работы
Посмотрим, как будет выглядеть рабочее место для работы с договорами.
Готовый сценарий
6 мин
Основная работа с документами реализуется с помощью соответствующего смарт-процесса. Сотрудники создают новый элемент, затем он начинает движение по этапам для согласования, подписания и т.д. На каждом из этапов будет автоматизация, избавляющая от рутинных действий, например предзаполнение полей, и обеспечивающая контроль процесса.
Процесс выглядит так:
- Сотрудник создает новый договор
- Договор проходит утверждение у непосредственного руководителя этого сотрудника
- Договор проверят, если нужно, подкорректируют и одобрят сотрудники ответственных служб компании.
- Договор подписывается
- Происходит обмен с контрагентом
Создание смарт-процесса
Приступаем к настройке! Все построено на смарт-процессе, поэтому с него и начнем :)
Создание смарт-процесса
4 мин
У смарт-процесса довольно много настроек, в данном случае пойдем от шаблона «Все включено», отключив неиспользуемые функции.
Стадии настроим в соответствии с процессом согласования:
- Новый
- Согласование с руководителем
- Внутреннее согласование
- На подписи
- Обмен оригиналами
Создание полей
Для хранения информации по документу и по состоянию дел по процессу понадобится целый перечень полей.
Создание полей
13 мин
Создадим поля, каждое - соответствующего типа. Поля можно разбить на несколько условных групп.
Основные
- Тип договора
- Номер договора
- Дата договора
- Дата окончания
- Обоснование
Файлы
- Файл договора
- Скан с нашей подписью
- Скан с подписью клиента
- Скан с двумя подписями
Сотрудники
- Инициатор
- Руководитель
- Юрист
- Бухгалтер
- Служба безопасности
- Дополнительные согласующие
- Секретарь
Для обмена оригиналами
- Оригинал получен?
- Способ обмена оригиналами
- Адрес для отправки оригинала
Настройка карточки
Карточка смарт-процесса, как и стадии, должна отражать работу по конкретным задачам. Важно настроить ее так, чтобы у пользователя все нужные данные были «под рукой», а ненужные – вовсе скрыть.
Настройка карточки
5 мин
В этом кейсе объединим поля в несколько групп:
- Реквизиты документа
- Файлы
- Сотрудники
- Обмен оригиналами
Переменные и константы
Пора переходить к автоматизации! Сначала небольшая подготовка.
В начале процесса, на стадии "новый", важно заполнить доступные поля значениями по умолчанию, чтобы избежать лишних ручных действий со стороны пользователей. В этом помогут константы и переменные.
Переменные и константы
3 мин
Константы
Константы представляют собой предопределенные значения, которые остаются неизменными для всех договоров.
Например, в случае с юристом, бухгалтером и службой безопасности их значения будут одинаковыми для всех договоров.
При изменении соответствующих лиц в компании важно иметь возможность оперативно обновить значения констант.
Помимо констант, также необходимо создать переменную для хранения номера договора. Предполагается, что часть номера будет возрастающей и увеличиваться на 1 по мере процесса.
Создается переменная "номер договора" с типом "целое число". Значение по умолчанию установлено на 1.
А установить значения по умолчанию в документе на основе констант и переменных поможет робот "изменить элемент" из раздела "управление элементом".
Автоматизируем создание документа
Начинаем автоматически заполнять карточку значениями по умолчанию при создании нового элемента.
Автоматизируем создание документа
12 мин
Первыми полями, на которых мы сфокусируемся, будут "Инициатор" и "Руководитель".
Инициатор
Возможны различные сценарии: сотрудник может заводить договор на себя, а может на кого-то другого, например секретарь компании может создать договор от лица руководителя.
Руководитель
Для первого этапа согласования нужен непосредственный руководитель инициатора, его тоже установим с помощью роботов
p.s. непосредственный руководитель определяется по схеме компании, не забудьте ее настроить :)
Ответственный̆ и значения из констант
Продолжим автоматически устанавливать пользователей. В данном случае нам необходимо установить ответственного за элемент – это будет определённый нами ранее «Инициатор», а также не забыть остальных участников.
Снова используем действие "Изменить элемент", где берем значения из констант и сохраняем их в нашем документе. Указываем роли для юриста, бухгалтера, службы безопасности и офис-менеджера.
Дата, номер, название
Кроме пользователей, разумно автоматически задать несколько полей документа. Если сотрудник не указал данные, то дату можно задать текущей, номер договора сгенерировать по шаблону, а название заполнить по определенному правилу.
Автоматическая генерация названия – отличная практика, сотрудникам не нужно выдумывать произвольные обозначения, системность в названии облегчает поиск, как визуальный в списке, так и системный.
Согласование документа
Согласование в этом примере проходит в два основных этапа: у руководителя сотрудника, инициировавшего подписание договора, и у ответственных служб.
Согласование документа
13 мин
- Руководитель получает задачу на согласование, а в смарт-процессе сохраняется информация о движении договора по этапам.
- Согласование с ответственными службами также оформляется в виде задачи, в нее добавляются все участники согласования.
Подписание документа
Из основных этапов осталось два: подписание и обмен оригиналами.
Подписание документа
4 мин
За процесс подписания и обмен оригиналами в компании обычно отвечает офис-менеджер. Можно сделать его ответственным за документ, поставить соответствующие задачи, а также добавить напоминания о сроках и уведомление заинтересованных по завершению задач.
Завершение
Последний этап автоматизации организуем при успешном согласовании документа.
Завершение
3 мин
- Вернем инициатора ответственным за документ - офис-менеджер завершил свою работу.
- Если у договора есть срок – заранее напомнить об этом ответственному.
Обязательные поля
Автоматизация опирается на данные, указанные в смарт-процессе. Чтобы обеспечить правильную работу автоматизации, некоторые поля обязательно должны быть заполнены к определённой стадии.
Обязательные поля
3 мин
В нашем примере это поля «тип договора» и «номер договора», «обоснование» - с момента согласования с руководителем, способ обмена оригиналами для соответствующей стадии.
Демонстрация и улучшения
Все готово! Можно проиграть процесс и посмотреть, что получается.
Демонстрация и улучшения
10 мин
Как всегда, нет предела совершенству, можно развивать автоматизацию процессов по документам.
Если у нас внутри компании есть не только договоры, но и другие документы, которые требуется отправлять, получать и контролировать, мы можем создать специальную воронку для контроля обмена оригинальными документами.
Мы также можем добавить отдельный реестр документов, где будут храниться все наши согласованные документы.
А еще мы даже не коснулись темы генерации документов по шаблону! Наверняка и у вас есть идеи, как можно систематизировать и автоматизировать работу с документами :)
Продолжать развитие можно долго. Успешных вам внедрений!
Спасибо, что посмотрели урок! Автоматизируйте ваши проекты, делайте по шагам и у вас всё получится )
Светлана Русова
Директор учебного центра Бестранк, Санкт-Петербург.