Цели и задачи
Смарт-процессы - это универсальный инструмент, подходит для различных проектов. В этом кейсе рассмотрим применение смарт-процессов для автоматизации рабочих мест сотрудников в компании, специализирующейся на строительстве загородных домов.
Мы сосредоточимся на процессах, в которых требуется снабжение объекта материалами для выполнения монтажных, ремонтных, строительных и других работ.
Для решения задачи настроим новый облачный портал «Битрикс24» с нуля, создадим, настроим и автоматизируем три основных процесса. Это процессы управления проектами, обработки заявок отдела снабжения и согласования счетов от поставщиков.
Отдельным интересным элементом проекта будет специальный вид заявки в отделе снабжения, которую может передать прораб прямо с объекта, если ему нужны дополнительные материалы.
Кейс предоставлен нашим партнером
Автор кейса - Владислав Шулика, руководитель отдела внедрения, компания Fast Bit, Санкт-Петербург.
Обратите внимание!
На момент записи урока все смарт-процессы создавались в разделе CRM.
Теперь, при создании цифрового рабочего места, смарт-процессы создаются в разделе «Автоматизация» -> «Цифровые рабочие места». Мы уже демонстрировали этот процесс на примерах в начале нашего курса.
Это изменение не влияет на основное содержание и суть автоматизации в этом кейсе :)
Создание смарт-процессов
В этом уроке создадим три смарт-процесса, а также настроим основное меню портала.
Создание смарт-процессов
6 мин
Рабочие места будем автоматизировать исходя из следующих ролей в процессах:
- Руководитель проектов - непосредственно отвечает за старт и контроль проектов.
- Проектировщик - формирует проектную документацию.
- Прораб - курирует выполнение работ на объекте.
- Отдел снабжения - обеспечивает материалами бригады на объекте.
- Водители - осуществляют доставку материалов.
- Бухгалтерия - занимается оплатой и согласованием счетов.
Создадим смарт-процессы: «Проекты», «Заявки отдела снабжения» и «Согласование счетов». В каждом потребуются: канбан, роботы, бизнес-процессы.
Настройка смарт-процессов
Теперь настроим стадии, поля и карточки смарт-процессов.
Настройка смарт-процессов
17 мин
Проекты
Стадии: новый, проектирование, фундамент и сборка каркаса. Итоговые - забракован и реализован.
В карточке создадим несколько разделов для отображения полей - основные данные, этапы производства («Проектирование», «Фундамент» и «Сборка каркаса»), также добавим раздел для участников проекта.
Разместим поля по разделам:
- В основных данных выведем поля: название, адрес объекта, плановые даты начала и завершения.
- В этапах производства – плановые даты начала и завершения.
- В участниках - поля для руководителя проекта, проектировщика, прораба и менеджера отдела снабжения.
Заявки отдела снабжения
Здесь такие стадии: новая заявка, проверка на складе, согласование счета, плата счета и ожидание доставки. Итоговые - заявка отклонена и заявка выполнена.
Поля также настроим в нескольких группах:
-
Основная информация
Добавим поля: описание, этап строительства и ссылка на папку отдела снабжения (тип ссылка). А также отобразим стандартные поля: проект (ссылка на смарт-процесс) и ответственный. -
Поставка
Добавим поля: плановая дата забора, поставщик (ссылка на компании в CRM), адрес склада и адрес доставки. -
Счет
Добавим поля - номер счета и счет (файл, множественное), ЭДО (да/нет), а также выведем стандартные поля - сумма и валюта.
Согласование счета
Для этого процесса много стадий не понадобится: новый, согласован. Итоговые - отклонен и оплачен.
Настроим карточку и создадим поля:
- Используем основные стандартные поля: название, сумма и валюта. Название переименуем в номер счета.
- Создадим поля, аналогичные смарт-процессу заявки: файл счета и ЭДО.
- Добавим поля для фиксации участников процесса – кто оплатил, кто согласовал, кто отправил запрос на согласование (привязка к сотруднику).
- Отобразим связанные смарт-процессы, выведем поля - проект, заявка отдела снабжения.
- И добавим последнее поле – поставщик, как и в заявках.
Автоматизация запуска проекта
На этапе запуска нового проекта автоматизируем три задачи: создание группы, создание заявки в отдел снабжения, создание проектных задач в группе, заполнение участников проекта.
Автоматизация запуска проекта
30 мин
Решая задачу, для смарт-процесса «Проекты» создадим два бизнес-процесса (БП): проектирование и участники, а также константы. В константах будем хранить конкретных пользователей для установки по умолчанию в проекте.
Проектирование
Этот БП будет создавать группу проекта, типовые разделы на диске. Конечно же, этот БП создаст заявку в отдел снабжения, то есть добавит элемент смарт-процесса «Заявки отдела снабжения».
Кроме того, БП создаст задачи производству в группе проекта, используя сроки из карточки проекта и ответственных.
БП «Проектирование» не будет запускаться автоматически, он будет запускаться роботом на соответствующей стадии. В таком случае важно в шаблоне БП предусмотреть повторный переход элемента смарт-процесса по статусам, а значит и повторный запуск бизнес-процесса, но заново создавать группу и все остальное уже не нужно :)
Еще один важный момент – обязательность заполнения поля «Дата начала проектирования». Нужно настроить это со стадии «Проектирование».
Почему это важно? В БП сроки по задачам автоматически рассчитываются от этой даты.
Участники
Бизнес-процесс «Участники» установит участников проекта в карточке смарт-процесса из констант и будет запускаться автоматически при создании элемента.
Оба этих бизнес-процесса, "Проектирование" и "Участники", лучше скрыть из меню для ручного запуска, они не должны запускаться пользователем.
Автоматизация постановки задач
В следующих этапах работы над проектом, «Фундамент» и «Сборка каркаса», аналогично ставятся задачи производству и отделу снабжения.
Автоматизация постановки задач
19 мин
Решение задачи такое же – бизнес-процесс автоматически создаст определённый перечень задач, рассчитает сроки, установит ответственных. Для ускорения реализации имеет смысл воспользоваться функцией экспорта и импорта шаблона бизнес-процесса, а затем скорректировать шаблон БП.
Кроме создания подобных бизнес-процессов, также нужно настроить аналогичные роботы по запуску БП и обязательность полей – даты начала этапов.
Настройка представления и обязательных полей
Работу по проектам автоматизировали, пора настроить вид карточек в канбане, у сотрудника вся необходимая информация должна быть под рукой.
Настройка представления и обязательных полей
5 мин
Кроме того, в смарт-процессе по заявкам отдела снабжения установим обязательные поля от стадий, чтобы в будущем верно работала автоматизация по процессу оплаты счета.
Все, что указывается в счете, должно быть обязательно заполнено, прежде чем запускать его согласование.
«Роботизация» снабжения
Займемся заявками в отдел снабжения. Здесь автоматизируем два момента: отправку счета на согласование, постановку и контроль доставки.
«Роботизация» снабжения
6 мин
Для этого используем роботов. На стадии «Согласование счета» робот будет создавать новый элемент смарт-процесса «Счет», передавая все нужные данные.
А на стадии «Ожидание доставки» робот создаст задачу для водителя: что, откуда и куда нужно привезти, срок доставки. Когда водитель закроет задачу, закупка завершается.
Согласование счетов
Согласование счета – это уже классика в автоматизации процессов :)
В данном кейсе будет несколько элементов автоматизации – согласование счета, его оплата, автоматическое движение заявки в закупках после оплаты счета.
Согласование счетов
25 мин
Согласование и оплата
За согласование счета будет отвечать простой бизнес-процесс, который поставит задание ответственному на согласование. Если ответственный счет не одобрил, двигаем его в стадию «отклонен», если одобрил – в стадию «согласован».
Для процесса оплаты потребуется аналогичный простой бизнес-процесс, который поставит задание бухгалтеру. Если бухгалтер подтвердил и оплатил счет, двигаем его в стадию «оплачен», если нет – в стадию «отклонен».
Движение заявки отдела снабжения
Для реализации автоматического движения заявки отдела снабжения потребуется совсем простой БП, который сменит стадию нужного элемента.
Внеплановые заявки
Здесь сразу сделаем доработку – в смарт-процессе заявок добавим отдельную воронку – «внеплановые».
В ней будет другой набор стадий, но суть та же самая – это заявки на поставку материалов. Она нужна, чтобы организовать немного другой процесс закупки и поставки, если на объекте срочно требуются материалы, которых нет в плановой закупке.
В БП оплаты счета учтем, что используются две воронки.
Внеплановые заявки
В рамках предыдущего этапа настроек мы добавили еще одну воронку – внеплановые заявки в отдел снабжения.
Теперь настроим стадии, поля, карточки и т.д. Кроме того, в этой воронке также необходима автоматизация, аналогичная воронке плановых заявок.
Внеплановые заявки
9 мин
Настройки здесь похожие, не будем детально останавливаться.
Но, здесь будет полезным упомянуть возможность копирования уже настроенных роботов из одной воронки в другую :)
Права доступа
Идея цифровых рабочих мест подразумевает, что каждый сотрудник видит только необходимую для его работы информацию.
С решением этой задачи отлично справляется настройка прав на смарт-процессы.
Права доступа
5 мин
Для нашего кейса настроим права для следующих ролей:
- Менеджер отдела снабжения
- Прораб/Проектировщик
- Бухгалтер
CRM-форма
Сотрудник, находящийся на объекте или в дороге, сможет формировать внеплановые заявки для отдела снабжения. Для этого используем CRM-форму, а сотруднику дадим на нее прямую ссылку.
CRM-форма
3 мин
Работа с заявками
Осталось адаптировать процессы под работу как с плановыми, так и внеплановыми заявками.
Работа с заявками
6 мин
Отличная работа! Освоение смарт-процессов открывает перед тобой безграничные возможности автоматизации и улучшения рабочих процессов. Продолжай развиваться и применять свои новые знания для достижения еще больших успехов!
Владислав Шулика
Руководитель отдела внедрения компании Fast Bit, Санкт-Петербург.