Цели и задачи
Реализуем рабочее место организатора мероприятий в Битрик24 с использованием смарт-процессов.
Организатор мероприятий должен выполнять следующие действия:
- Отслеживание шагов подготовки к мероприятию.
- Регистрация участников мероприятия.
- Обеспечение своевременной информированности посетителей мероприятия о месте и времени его проведения.
- Предоставление участникам дополнительной информации.
Для достижения цели используем облачный тариф Битркис24, поддерживающий смарт-процессы, а также возможности роботов, бизнес-процессов и списков.
Кейс предоставлен нашим партнером
Этот пример подготовил и записал для вас Иван Рыков, технический директор компании Бестранк, Санкт-Петербург.
Обратите внимание!
На момент записи урока все смарт-процессы создавались в разделе CRM.
Теперь, при создании цифрового рабочего места, смарт-процессы создаются в разделе «Автоматизация» -> «Цифровые рабочие места». Мы уже демонстрировали этот процесс на примерах в начале нашего курса.
Это изменение не влияет на основное содержание и суть автоматизации в этом кейсе :)
Смарт-процесс «Мероприятия»
Создадим смарт-процесс и назовем его «Мероприятие». Начнем с «чистого листа».
Смарт-процесс «Мероприятия»
8 мин
Включим стадии канбан, роботы и триггеры, дизайнер бизнес-процессов и ряд других опций.
Смарт-процесс вынесем в отдельный раздел «Мероприятие» и добавим его в левое меню, это и будет раздел портала для организации цифрового рабочего места event-менеджера.
Стадии
Стадии настроим так:
- Новое мероприятие
- Подготовка
- Регистрация участников
- Подготовка материалов
- Обратная связь
И адаптируем названия итоговых стадий: «Провал» переименуем в «Отменено», а «Успех» - в «Проведено».
Карточка мероприятия
В карточке добавим поля, учитывая, что мероприятия могут быть разного типа: офлайн, онлайн или офлайн+онлайн. Пригодятся такие: адрес проведения мероприятия, ссылка на онлайн-формат, количество мест, количество регистраций онлайн.
Тип мероприятия оформим как ссылку на отдельный справочник, а не просто как поле типа "список". Это даст возможность использовать список с типом мероприятия в нескольких смарт-процессах.
Отображение полей в карточке имеет смысл сгруппировать на основные, онлайн и офлайн.
А в карточке в канбане отобразим поля: дата начала, дата завершения, тип мероприятия и ответственного.
Смарт-процесс и воронка мероприятий готовы к дальнейшей автоматизации! :)
Подготовка к мероприятию
Для систематизации процесса реализуем автоматическую постановку задачи ответственному. Сделаем это через небольшой шаблон бизнес-процесса, текст задачи будет формироваться на основании типа мероприятия.
Подготовка к мероприятию
5 мин
В создаваемом бизнес-процессе содержится условие, связанное с типом мероприятия. Создадим несколько веток бизнес-процесса, соответствующих различным типам мероприятий.
Также важно в шаблоне бизнес-процесса учесть появление в будущем нового типа мероприятия.
Контроль готовности
Следующая автоматизация – контроль готовности. При переводе в стадию «Регистрация участников» проверим все ли нужные данные внесены в карточку мероприятия, в зависимости от его типа.
Контроль готовности
5 мин
Если данные не внесены – карточку не дадим передвинуть и вернем на стадию «Подготовка».
В этой настройке также есть важный момент, при «откате» мероприятия на предыдущий этап важно не создавать снова задачу на подготовку.
Смарт-процесс «Регистрации на мероприятия»
Для регистрации участников мероприятий создадим отдельный смарт-процесс «Регистрации на мероприятия».
Смарт-процесс «Регистрации на мероприятия»
4 мин
Здесь также будут использоваться стадии канбан, роботы и триггеры, дизайнер бизнес-процессов. Выбор других опций будет отличаться от «Мероприятий». В разделе связей указываем, что привязываем к новому смарт-процессу ранее созданный смарт-процесс «Мероприятие».
Стадии настроим так:
- Новая регистрация
- Ожидание мероприятия
- Пришел
- Ожидание материалов
Переименуем итоговые стадии: «Успех» – «Обработан», «Провал» - «Не пришел».
В карточке будут отображаться имя клиента, привязка к типу мероприятия, само мероприятие и данные по нему. В карточке в канбане – имя клиента, мероприятие, дата начала и тип мероприятия, на которое зарегистрировался пользователь.
Форма и процесс регистрации на мероприятие
Для регистрации нам пригодится CRM-форма и небольшой бизнес-процесс, который автоматизирует внесение данных в карточку регистрации участника на мероприятие.
Форма и процесс регистрации на мероприятие
8 мин
Помимо настройки формы на создание элементов соответствующего смарт-процесса, необходимо передавать данные, на какое именно мероприятие регистрируется клиент. В этом помогут скрытые поля, можно заранее указать в форме ID конкретного мероприятия.
Далее автоматика отработает так:
- Клиент заполняет форму своими данными (не забудьте настроить соглашение об обработке персональных данных)
- Создается элемент смарт-процесса с данными по клиенту и ID мероприятия
- Запускается бизнес-процесс, который по ID получит данные по мероприятию, заполнит поля в карточке регистрации на мероприятие и передвинет ее на следующую стадию
Учет количества регистраций
Для эффективного управления мероприятием важно учитывать количество зарегистрированных участников и своевременно оповещать менеджера о превышении доступных мест.
Учет количества регистраций
8 мин
Чтобы решить задачу, доработаем процесс регистрации на мероприятие. В шаблоне бизнес-процесса будем подсчитывать количество регистраций и сравнивать с плановым значением. Если превышено – уведомляем менеджера.
Уведомления для участников
Неотъемлемый элемент мероприятий – уведомление его участников.
Уведомления
4 мин
Типовые контрольные точки:
- Первое письмо отправляется немедленно после регистрации, чтобы подтвердить участие.
- Второе отправляется за три дня до мероприятия.
- Третье — за день до мероприятия.
Отсылать уведомления будет бизнес-процесс, сообщения будут составлены с учетом типа мероприятия. А запускаться он будет на стадии «Ожидание мероприятия».
Работа с регистрациями участников
Для удобства работы менеджера настроим список регистраций. Если это оффлайн формат – чтобы быстро находить и отмечать приход участника.
Работа с регистрациями участников
2 мин
Завершение мероприятия
При завершении мероприятия необходимо переместить всех не пришедших пользователей в стадию "Не пришел", а тех, кто присутствовал, в стадию "Ожидание дополнительных материалов". Автоматизируем это!
Завершение мероприятия
10 мин
Для этого доработаем шаблон процесса регистрации на мероприятие. В специальное множественное поле мероприятия будем добавлять информацию по регистрациям.
Затем создадим отдельный бизнес-процесс, который будет получать все регистрации по мероприятию, те, что в стадии «Пришел», будут переводиться в стадию «Ожидание материалов», а в стадии «Ожидание мероприятия» - в стадию «Не пришел».
Отправка материалов участникам
И, конечно, по завершению мероприятия отправим материалы участникам :)
Отправка материалов участникам
15 мин