Битрикс24 — это набор инструментов для организации работы всей компании.
Онлайн-офис, чаты и видеозвонки, документы, задачи и проекты, CRM, процессы и многое другое. И, конечно, в Битрикс24 представлен целый набор инструментов для автоматизации.
Давайте разберемся, какие это инструменты и когда они применяются.
Инструменты автоматизации
5 мин
Роботы, триггеры и умные сценарии
Робот выполняет одно конкретное действие.
![картинка](/upload/academy-docs/course_smartprocess/img_content/2_4_s_654.png)
Например, может отправить сообщение сотруднику или клиенту по состоянию сделки, поставить сотруднику задачу на портале, создать и отправить документ клиенту.
Роботы запускаются при переходе по стадиям. Допустим, когда мы двигаем сделку по воронке.
Триггеры
Система отслеживает события. Например, заполнена CRM-форма, завершена задача, изменились поля в сделке. Для этого используются триггеры. Один триггер отслеживает одно событие, т.е. по аналогии с роботом - выполняет только одно действие.
Отследив событие, можно изменить стадию сделки, задачи или другие объекты, запустить роботов в ответ на другое событие.
![картинка](/upload/academy-docs/course_smartprocess/img_content/2_5_s_654.png)
Получаются уже инструменты для выстраивания автоворонок :)
Умный сценарий
Умный сценарий – это заранее созданная цепочка роботов, которая запускается сотрудником вручную для конкретных элементов.
![картинка](/upload/academy-docs/course_smartprocess/img_content/2_6_s_654.png)
Например, для одной или нескольких сделок в CRM, чтобы оповестить клиентов, создать документы, обновить данные.
![картинка](/upload/academy-docs/course_smartprocess/img_content/2_1_s_654.png)
Настройка роботов, триггеров, умных сценариев – достаточно простая и быстрая
Эти инструменты отлично подходят, чтобы упростить работу сотрудников в рутинных операциях. К примеру, создать документ, напомнить о сроках, уведомить руководителя, что не все идет по плану. Они решают целый спектр задач.
Полезно
Настройку роботов на примере множества полезных кейсов мы подробно разбирали в курсе «No-сode в Битрикс24».
А информацию о детальной настройке вы найдете в статьях поддержки.
Бизнес-процессы
Бизнес-процессы — это инструмент для переноса в электронный вид регулярных процессов компании: согласование счета или отпуска, утверждение документа у руководителя и юристов, цепочка действий при работе с клиентами и так далее.
![картинка](/upload/academy-docs/course_smartprocess/img_content/2_7_s_654.png)
Технически бизнес-процесс — это цепочка небольших действий, выстроенных в определенной логической последовательности.
Действие может выполнить конкретное задание, как и робот. Преимущество в том, что визуальный редактор бизнес-процессов позволяет реализовать сложный алгоритм последовательности их выполнения с повторными условиями параллельным выполнения.
- Кроме того, бизнес-процессы позволяют ставить задания сотрудникам, например, подготовить и согласовать документ.
- Битрикс24 покажет прогресс выполнения бизнес-процесса, на ком из сотрудников он остановился, кто какие действия уже выполнял. Это дает прозрачность, как движется запущенный процесс.
- Бизнес-процесс может стартовать автоматически каждый раз при создании или изменении сделки контакта или элемента смарт-процесса.
Можно сказать, что это основной профессиональный способ автоматизировать процессы компаний в Битрикс24.
При этом все еще в формате no-code и low-code, навыки программирования здесь не понадобятся.
Полезно
Созданию бизнес-процессов посвящен наш отдельный курс.
Смарт-процессы
Смарт-процесс можно рассматривать в двух вариантах.
-
Они могут быть частью CRM, как продвинутый справочник для сделок или как отдельная воронка в рамках работы с клиентом. Например отдельный процесс согласования договора или сметы, управление набором «группы» при продаже туров.
Такие примеры мы рассматривали в курсе «No-сode в Битрикс24». В этом случае смарт-процессы находятся в разделе CRM, но это лишь небольшая часть их возможностей.
-
Основное применение смарт-процессов — это создание отдельных цифровых рабочих мест со своим уникальным функционалом под конкретные задачи компании.
Каждое рабочее место получает свой раздел в меню портала Битрикс24 с необходимым ему интерфейсом и функциями. Так и раскрывается весь эффект автоматизации процесса в компании.
Например, можно создать рабочее место сотрудника по возвратам, где он будет фиксировать задачи по возвратам или утилизации просроченного товара и использовать свой справочник контрагентов.
Или event-менеджера, где он сможет согласовать мероприятие и вести регистрацию участников, а автоматизация позволит проконтролировать набор, сроки подготовки, отправить материалы участникам.
Кроме того, смарт-процессы позволяют создать несколько рабочих мест, связанных единым рабочим процессом:
- Диспетчер принимает заявки, инженеры решают задачи, отдельная служба контролирует результат.
- У каждой роли свое рабочее место. Настройки разграничивают доступ. Сотрудники видят только свою информацию,а автоматика передает нужные данные между подразделениями.
Смарт-процесс позволит создать и настроить интерфейс так, как это нужно для каждого рабочего места, обеспечить хранение нужной информации и, конечно, автоматизировать процессы.
Для автоматизации доступны все инструменты - роботы, триггеры, умные сценарии и вся мощь бизнес-процессов. Их комбинации и позволяют создавать цифровые рабочие места для самых разных сотрудников самых разных компаний!
Повторим, при этом мы все еще остаемся в формате no-code и low-code, знаний программирования вам не потребуется.
Время для самопроверки
Какие возможности предоставляет умный сценарий в Битрикс24?
Выберите правильный ответ:
Какие инструменты автоматизации доступны для создания цифровых рабочих мест в Битрикс24?
Выберите правильный ответ:
Как триггеры используются для автоматизации?
Выберите правильный ответ:
Когда роботы запускаются в Битрикс24?
Выберите правильный ответ: