Инструменты автоматизации

Курс: Автоматизация цифровых рабочих мест

Битрикс24 — это набор инструментов для организации работы всей компании.

Онлайн-офис, чаты и видеозвонки, документы, задачи и проекты, CRM, процессы и многое другое. И, конечно, в Битрикс24 представлен целый набор инструментов для автоматизации.

Давайте разберемся, какие это инструменты и когда они применяются.

Инструменты автоматизации

5 мин

Роботы, триггеры и умные сценарии

Робот выполняет одно конкретное действие.

Например, может отправить сообщение сотруднику или клиенту по состоянию сделки, поставить сотруднику задачу на портале, создать и отправить документ клиенту.

Роботы запускаются при переходе по стадиям. Допустим, когда мы двигаем сделку по воронке.

Триггеры

Система отслеживает события. Например, заполнена CRM-форма, завершена задача, изменились поля в сделке. Для этого используются триггеры. Один триггер отслеживает одно событие, т.е. по аналогии с роботом - выполняет только одно действие.

Отследив событие, можно изменить стадию сделки, задачи или другие объекты, запустить роботов в ответ на другое событие.

Получаются уже инструменты для выстраивания автоворонок :)

Умный сценарий

Умный сценарий – это заранее созданная цепочка роботов, которая запускается сотрудником вручную для конкретных элементов.

Например, для одной или нескольких сделок в CRM, чтобы оповестить клиентов, создать документы, обновить данные.

Настройка роботов, триггеров, умных сценариев – достаточно простая и быстрая

Эти инструменты отлично подходят, чтобы упростить работу сотрудников в рутинных операциях. К примеру, создать документ, напомнить о сроках, уведомить руководителя, что не все идет по плану. Они решают целый спектр задач.

Полезно

Настройку роботов на примере множества полезных кейсов мы подробно разбирали в курсе «No-сode в Битрикс24».

А информацию о детальной настройке вы найдете в статьях поддержки.

Бизнес-процессы

Бизнес-процессы — это инструмент для переноса в электронный вид регулярных процессов компании: согласование счета или отпуска, утверждение документа у руководителя и юристов, цепочка действий при работе с клиентами и так далее.

Технически бизнес-процесс — это цепочка небольших действий, выстроенных в определенной логической последовательности.

Действие может выполнить конкретное задание, как и робот. Преимущество в том, что визуальный редактор бизнес-процессов позволяет реализовать сложный алгоритм последовательности их выполнения с повторными условиями параллельным выполнения.

Кроме того, бизнес-процессы позволяют ставить задания сотрудникам, например, подготовить и согласовать документ.
Битрикс24 покажет прогресс выполнения бизнес-процесса, на ком из сотрудников он остановился, кто какие действия уже выполнял. Это дает прозрачность, как движется запущенный процесс.
Бизнес-процесс может стартовать автоматически каждый раз при создании или изменении сделки контакта или элемента смарт-процесса.

Можно сказать, что это основной профессиональный способ автоматизировать процессы компаний в Битрикс24.

При этом все еще в формате no-code и low-code, навыки программирования здесь не понадобятся.

Полезно

Созданию бизнес-процессов посвящен наш отдельный курс.

Смарт-процессы

Смарт-процесс можно рассматривать в двух вариантах.

Они могут быть частью CRM, как продвинутый справочник для сделок или как отдельная воронка в рамках работы с клиентом. Например отдельный процесс согласования договора или сметы, управление набором «группы» при продаже туров.

Такие примеры мы рассматривали в курсе «No-сode в Битрикс24». В этом случае смарт-процессы находятся в разделе CRM, но это лишь небольшая часть их возможностей.
Основное применение смарт-процессов — это создание отдельных цифровых рабочих мест со своим уникальным функционалом под конкретные задачи компании.

Каждое рабочее место получает свой раздел в меню портала Битрикс24 с необходимым ему интерфейсом и функциями. Так и раскрывается весь эффект автоматизации процесса в компании.

Например, можно создать рабочее место сотрудника по возвратам, где он будет фиксировать задачи по возвратам или утилизации просроченного товара и использовать свой справочник контрагентов.

Или event-менеджера, где он сможет согласовать мероприятие и вести регистрацию участников, а автоматизация позволит проконтролировать набор, сроки подготовки, отправить материалы участникам.

Кроме того, смарт-процессы позволяют создать несколько рабочих мест, связанных единым рабочим процессом:

Диспетчер принимает заявки, инженеры решают задачи, отдельная служба контролирует результат.
У каждой роли свое рабочее место. Настройки разграничивают доступ. Сотрудники видят только свою информацию,а автоматика передает нужные данные между подразделениями.

Смарт-процесс позволит создать и настроить интерфейс так, как это нужно для каждого рабочего места, обеспечить хранение нужной информации и, конечно, автоматизировать процессы.

Для автоматизации доступны все инструменты - роботы, триггеры, умные сценарии и вся мощь бизнес-процессов. Их комбинации и позволяют создавать цифровые рабочие места для самых разных сотрудников самых разных компаний!

Повторим, при этом мы все еще остаемся в формате no-code и low-code, знаний программирования вам не потребуется.

Курс: Автоматизация цифровых рабочих мест

Интро